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マイナンバー管理システムの費用以外の検討ポイント3つ!

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マイナンバー制度がいよいよ開始となり、頭を抱える経営者や幹部の方も多いのではないのでしょうか?

マイナンバーの管理業務は、手間がかかるだけでメリットが何一つないということで後回しにする企業が多いです。しかし、罰則も厳しく立入検査が入ったり、情報漏洩が起こった場合の影響は甚大なものがあります。

ですので、マイナンバー対応のシステムなども検討する必要があると思います。

しかし、問題が・・・

マイナンバー関連のサービスは分かりづらい・・・

自分の知識がないのでは、無能なのでは?と悩んでいる方も自己否定に陥っている方も中にはいます。ですが・・・

安心してください、そもそもマイナンバー関連のサービスは分かりづらいのです。

マイナンバー制度は、制度開始まで水面下で進められているかのように突如現れてきた制度と感じる方も多いと思います。そのため、業務にどのような影響があるか今ひとつ分かりづらいという方が多いです。

検討のポイントは下記です。

考え方がサービス提供企業と合うか
サービスの無償アップデート等があるか
すでに使っている「会計・給与」等のシステムと連携できるか

それぞれ説明していきます。

考え方がサービス提供企業と合うか

サービスを比較する際に、企業が料金や機能以外で企業が注意すべき点は、ITベンダーと自社の「相性」や「考え方」が合うかどうかも重要です。例えば、社外サーバーで情報保管やサービスを提供するクラウドサービスについての見解などがそれです。

情報保管や管理については、ここ数年で激変してはいますが、それでも社内の情報を社外で管理するというのは、未だに考えづらいという経営者も多いです。しかし、マイナンバーに関しては、自社で管理する方が怖いと考える経営者も増えています。

サービスを提供する側からしてもマイナンバーの管理については、「漏洩が一番怖い」という業者もあり、保管については強度のセキュリティを施す代わりに高額であったり、保管のサービスを行っていないところもあります。

サービスの無償アップデート等があるか

サービスについても、マイナンバー制度自体がまだ不確定な部分も多いので、システムやソフトのアップデートなどに対応しているかどうかの確認も必要になります。業者によっては、期間限定で無償アップデートの特典をつけていることもありますので、情報収集が重要です。

すでに使っている「会計・給与」等のシステムと連携できるか

すでに、会計・給与関連のソフトやシステムを利用している場合には、他者システムと連携できるかどうかも重要です。多くのマイナンバー関連サービスがCSVで情報を出力できるため、連携が可能なことも多いようです。

 

契約内容の確認も必須!

マイナンバーなどの情報をクラウド上で社外管理する場合には、契約内容の確認が必須となります。ポイントとしては、マイナンバー法上の「委託」に当たるかどうかです。

実は、大きな議論となっているのです。

特定個人情報保護委員会は、クラウドサービスの事業者がマイナンバーを含むデータを取り扱わないと定め、適切にアクセス制御をおこなっている場合にはマイナンバー法上の委託に当たらないとしているのです。

つまり、この見解の場合、業者は委託ではないので、責任がないということです。

そのため、業者側は、委託契約ではなく「サービス利用」という形でサービス提供をしているところが多いです。

ただ解釈をめぐっては、意見が分かれているようで、実態は「委託」と当局が判断する可能性もありますの。万が一の漏洩等に備えては、話を詰めておき、初めから責任逃れをする気かどうかのスタンスなどを見極める必要がありそうです。

おさらいとして、マイナンバーで必要な業務の確認

もう一度、マイナンバーで必要な業務を確認してみましょう。

マイナンバーの収集~本人確認

企業は、従業員のマイナンバーを収集し、本人確認をする必要があります。

マイナンバーの利用

企業は、必要な場合には必ずマイナンバー付きで手続きをしなければなりません。

マイナンバーの管理・保管

企業は、集めたマイナンバーを適切に管理・保管しなければなりません。

これらのことに違反したり、情報漏えいしてしまった場合には社会的制裁や厳しい罰則がありますので、企業の存続すら脅かす可能性があります。

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